Tips and Tricks – Configuração de Arquivos no Microsoft Project


Após usar várias vezes o Microsoft Project para gestão dos projetos, fui aprendendo alguns macetes que compartilho abaixo:

1.Incluir a coluna “Id” – Útil para quem precisa copiar e colar as informações em um arquivo Excel e enviar àqueles que não possuem o software Microsoft Project. A coluna com o número da linha de cada tarefa não faz parte da planilha, por isso não é enviada para o Excel. Com a inclusão da coluna Id passa a ser possível copiar também os números das linhas e os usuários conseguirão fazer a relação com os números das tarefas apresentadas na coluna predecessoras.

2.Incluir a coluna “Id Exclusiva” – Toda tarefa criada no cronograma ganha uma Id exclusiva que não muda mesmo movimentando a tarefa entre as linhas. Isso possibilita referenciá-la em e-mails ou em outras formas de comunicação.

3.Incluir a coluna “Crítica” – Todas as tarefas que fazem parte do caminho crítico do cronograma terão esta coluna preenchida com Sim, facilitando a identificação das tarefas que requerem atenção ou ajuste na fase de planejamento.

4.Incluir as colunas “Duração de linha de base”, “Início da linha de base” e “Término da linha de base” – Essas colunas serão preenchidas automaticamente usando o recurso de definição de linha de base. Através delas é possível visualizar as datas do plano inicial e compará-las com as datas atualizadas durante a execução do projeto.

5.Incluir a coluna “Sucessoras” – Tarefas sem sucessoras demonstram que está faltando algum relacionamento, pois nenhuma tarefa do cronograma deve ficar sem uma sucessora, exceto a última tarefa do projeto. A inserção desta coluna ajuda a visualizar isso rapidamente.

6.Não use atividades resumo como predecessoras – Tarefas resumo têm a finalidade de agrupar tarefas, sumarizar durações e apresentar as datas extremas de início e de término do grupo de tarefas. Além disso, se você usar uma tarefa resumo como predecessora, terá dificuldades de visualizar o diagrama de rede produzido pelo Project, já que tarefas resumo possuem características gráficas diferenciadas. Se você quiser criar uma tarefa para unir todas as predecessoras, crie uma exclusivamente para isso, não como resumo.

7.Exiba a janela dividida “Predecessoras e Sucessoras” – É muito mais fácil selecionar a tarefa desejada e visualizar as descrições das predecessoras e sucessoras na janela dividida do que ficar procurando a linha correspondente para então saber quais são as tarefas relacionadas.

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