O Guia de Gestão de Projetos do Escritório de Tecnologia do Estado de Nova Iorque


Caros leitores, apresento a seguir o prefácio que traduzi da metodologia de gestão de projetos produzida, utilizada e divulgada pelo Escritório de Tecnologia do Estado de Nova Iorque.

Um material muito completo que pode ser utilizado por todos aqueles que estão construindo seu método para gestão de projetos ou usar como referência.

Todos os documentos que compõem a metodologia podem ser acessados no link ao fim deste post. Também estão incluídos os templates utilizados.

GUIA DE GESTÃO DE PROJETOS DO ESTADO DE NOVA IORQUE

Prefácio

O Guia de Gestão de Projetos do Estado de Nova Iorque (the Project Management Guidebook – O Guia de Gestão de Projetos) foi desenvolvido para documentar a metodologia padrão para a gestão de projetos realizados por todas as organizações do governo de Nova Iorque e para prover orientação e conselhos aos gerentes de projetos durante todo ciclo de vida de um projeto.

Em janeiro de 2001, James Natoli, Diretor de Operações do Estado, anunciou a criação de um escritório de gestão de projetos (PMO) em todo estado com o escritório de tecnologia. A missão do PMO: aumentar a competência de gerenciamento de projeto e promover sucesso sustentado para os projetos realizados pelo Estado de Nova Iorque. A principal prioridade do PMO recém-criado era, e ainda é, o desenvolvimento de uma metodologia de gerenciamento de projetos para uso por gerentes de projeto em todo o estado.

Uma metodologia em comum encoraja os gerentes de projetos individualmente a abordarem cada projeto com a mesma disciplina e ferramentas. Uma vez que a metodologia é comum a todas as áreas de negócios e em todas as agências, os gestores de projetos que se deslocam para novas oportunidades não terão praticamente a necessidade de qualquer curva de aprendizagem. Os papéis e as expectativas estão claramente definidos para os membros da equipe do projeto, patrocinadores e clientes, independentemente do tipo de projeto (TI, desenvolvimento de software, engenharia, melhoria de processos de negócios etc.). Todos os participantes do projeto recebem as mesmas  informações sobre entregas e atividades durante todo o projeto. Isso agiliza a execução, uma vez que os participantes não precisarão receber orientação e educação contínua sobre os processos dos projetos.

A metodologia de gerenciamento de projetos do Estado de Nova York também fornece um padrão para o pessoal utilizar quando celebram contratos com fornecedores privados. O Estado pode agora fornecer a metodologia para seus contratantes, em vez de exigir do pessoal do Estado de Nova York ajustar aos diferentes padrões de desempenho de cada empresa que contratar. Mais uma vez, utilizando uma estrutura comum através do qual todos os projetos do Estado de Nova York podem ser realizados, melhora a capacidade do Estado para completar os projetos com sucesso.

GUIA DE GESTÃO PARA O SUCESSO DO PROJETO

Prefácio

O Guia de Gestão de Projetos do Estado de Nova Iorque (the Project Management Guidebook – O Guia de Gestão de Projetos) foi desenvolvido para documentar a metodologia padrão para a gestão de projetos realizados por todas as organizações do governo de Nova Iorque e para prover orientação e conselhos aos gerentes de projetos durante todo ciclo de vida de um projeto.

Rapidamente depois da publicação em setembro de 2001, gerentes de projetos têm pedido por mais, não para si mesmos, mas para todos os outros membros e gestores que possuem algum papel no sucesso da execução dos projetos. Gestores de projetos estão familiarizados com as melhores práticas de gestão e se sentem sobrecarregados em ter que dividir seu tempo explicando o papel chave de cada parte interessada envolvida nos projetos. O Guia de Gestão para o Sucesso do Projeto (Management’s Guide – Guia de Gestão) de Projetos nasceu justamente para que os patrocinadores dos projetos tenham diálogos com os gestores de projetos em relação às respectivas contribuições que podem dar.

Portanto, o Guia de Gestão para o Sucesso do Projeto foi desenvolvido como um guia complementar ao Guia de Gestão de Projetos. O Guia de Gestão para o Sucesso do Projeto apresenta a metodologia a partir da perspectiva da equipe de gestão, que desempenha papéis fundamentais no projeto, concentrando-se em suas responsabilidades na produção e avaliação do gerenciamento e entregas do projeto.

O suporte à gestão é um fator essencial para o sucesso do projeto. O Guia de Gestão para o Sucesso do Projeto identifica atividades práticas, questões incisivas e medidas objetivas com as quais a gestão pode apoiar e avaliar qualquer projeto dentro da sua esfera de responsabilidade: papéis e expectativas definidos aqui para a equipe do projeto, patrocinadores, clientes etc., se aplicam independentemente do tipo de projeto realizado (projetos de TI, desenvolvimento de software, projetos de engenharia, melhoria de processos de negócios ou qualquer outro).

O conteúdo e apresentação do Guia de Gestão para o Sucesso do Projeto foram informado pela experiência coletiva e visão de diretores de TI, escritórios de projetos, gestores de projetos e que compõem o Comitê de Orientação ao Guia, que participou da organização, avaliação e crítica de todos os aspectos do Guia de Gestão de Projetos.

Como Usar o GUIA DE GESTÃO DE PROJETOS DO ESTADO DE NOVA IORQUE

O Guia de Gestão de Projetos do Estado de Nova Iorque engloba “o que fazer ” e “como fazer “. A quantidade de informações, à primeira vista, pode parecer intimidadora, mas lembre-se que em muitos casos o Guia formaliza as técnicas mais comuns e geralmente aceitas. Dessa forma, o gestor de projetos pode definir quais processos devem ser utilizados em seu projeto, enquanto continuamente mantém seu foco nas atividades chave do projeto.

A maioria dos processos de gestão e suas entregas é necessária para todos os projetos, embora alguns projetos menores podem exigir menos formalidade e um nível inferior de esforço. Os checklists de fim de fase podem ser usados para garantir que todos os processos definidos foram considerados, suas tarefas abordadas e os resultados exigidos produzidos. Se as tarefas recomendadas ou entregas são ignorados, certifique-se de identificar e registrar por que o foram.

O ícone de bússola indica uma dica de um experiente gestor de projetos, enquanto o ícone do bote salva vidas indica conselhos destinados a salvar o projeto de armadilhas. Os modelos incluídos no texto contêm instruções e comentários que facilitam a sua utilização. Os mesmos modelos podem ser encontrados nos apêndices, sem anotações. Estes podem ser impressos para uso e customização. Para referência rápida, uma tabela de modelos foi fornecida nas Introduções da Seção I a Seção III que lista cada modelo, sua finalidade e número da página em que se encontra quer dentro do texto ou dos apêndices do Guia. Finalmente, use este guia como uma ferramenta para ajudá-lo a gerenciar o projeto. Não deixe o processo ou o projeto controlá-lo!

Link: OFT – New York State Office for Technology.zip

Conteúdo (inglês):

GUIA DE GESTÃO DE PROJETOS DO ESTADO DE NOVA IORQUE:
– Preface TOCandPreface.pdf

GUIA DE GESTÃO PARA O SUCESSO DO PROJETO:
– Managements Guide to Project Success mgtguide.pdf

Section I Project Management Lifecycle:
– 01_Origination.pdf
– 02_Initiation.pdf
– 03_Planning.pdf
– 04_ExecutionAndControl.pdf
– 05_Closeout.pdf

Section II Project Management Topics:
– 01_Triage.pdf
– 02_Leadership.pdf
– 03_Procurement.pdf
– 04_Performance.pdf
– 05_Capability.pdf
– 06_ProjectTools.pdf

Section III System Development Life Cycle:
– 01_Phase.pdf
– 02_systemReq.pdf
– 03_SystemDesign.pdf
– 04_SystemConstruction.pdf
– 05_SystemAcceptance.pdf
– 06_SystemImplement.pdf

Templates:
– PMTemplatesRelease2.zip (em branco)
– PMSDLCTemplatesRelease2.zip (em branco)
– ProjectProposalandBusinessCaseTemplate.doc (em branco)
– ProjectProposalandBusinessCaseTemplate.pdf (com orientações)

Fonte: https://its.ny.gov/nys-project-management-guidebook-release-2

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