O Diário de Bordo

O Diário de Bordo nada mais é do que um caderno ou bloco de notas em que devem ser registradas todas as situações como idéias, problemas, sugestões e críticas a respeito de tudo que pode aumentar ou comprometer o desempenho do que se está fazendo e que merece ser discutido ou revisto em um momento apropriado.

O ideal é determinar um dia e horário fixo por semana para se revisar as anotações, refletir sobre oportunidades de melhorias e determinar planos de ações exeqüíveis e realistas para implantá-las.

Sempre tenha um Diário de Bordo exclusivo em conjunto com um lápis ou caneta e leve-o consigo aonde quer que vá. Afinal, idéias e observações podem surgir a qualquer momento e em qualquer lugar.

Muitas pessoas têm grande atividade criativa em momentos específicos do dia. Criando o hábito de sempre andar com seu Diário de Bordo e fazer anotações, naturalmente descobrirá o seu momento mais criativo (manhã, tarde, noite, após o almoço, às segundas-feiras etc.), e até mesmo em determinados locais ou enquanto executa algum tipo de atividade (andando no parque, lendo livros, ouvindo música etc.).

Contudo, é importante frisar que os problemas ou dúvidas, mesmo que registrados no Diário de Bordo, precisam ser tratados no tempo adequado. Não deixe que o Diário de Bordo se transforme em um canal de escape para desabafos, gerando justificativa para procrastinação. As anotações devem sempre propiciar mudanças positivas.

Alguns dos principais benefícios do Diário de Bordo são:

• Custo baixíssimo – sugestão: papéis de impressora seletivamente descartados que podem receber um espiral ou até uma capa dura e serem utilizados como Diário de Bordo;
• Evita que idéias com potencial de produzir excelentes mudanças sejam esquecidas por força da ocasião;
• Compartilhamento ou troca das anotações com outras pessoas;
• Fomenta o processo de melhoria contínua.

Dicas:

• Identifique seu Diário de Bordo com seu nome completo e o dia, mês e ano de início das anotações. Faça isso na capa ou na lombada (lateral), em função de como armazenará seus Diários de Bordo já preenchidos: empilhados, lado a lado;
• Lembre-se de providenciar outro Diário de Bordo reserva antes das folhas do seu Diário de Bordo atual serem completamente preenchidas;
• Sempre anote o dia, mês e ano no início da folha assim que iniciar a primeira anotação do dia. Se desejar também pode informar o nome do local em que estiver. Muitas vezes não conseguimos anotar tudo que desejamos em razão do momento, lugar ou das pessoas que estão próximas e por isso fazemos um registro bastante resumido. Ler posteriormente a anotação em conjunto do local, dia ou hora nos ajuda a recordar dos detalhes. Anotar o dia também facilita a busca da anotação;
• Se você quiser que outras pessoas ao seu redor passem a utilizar o Diário de Bordo, dê o exemplo. Mostre que ele é útil através dos resultados que você consegue obter e da disciplina em utilizá-lo;
• Não registre tarefas em seu Diário de Bordo. Há ferramentas apropriadas para isso;
• Prefira Diários de Bordo que caibam no bolso de sua calça, com capa dura e resistente. Mini-agendas são ótimas para essa finalidade e podem se encontradas em qualquer papelaria. Mas não deixe que o ótimo seja inimigo do bom. Seja criativo, caso não encontre um Diário de Bordo ideal pronto, construa o seu.

Treinamento para Uso de Software de Gestão de Sellout

Cliente:  Empresa Multinacional do Setor de Indústria de Alimentos, Bebidas, Higiene Pessoal e Limpeza.

Atuação: Consultor

Ano: 2009

Palavras-Chave:  Treinamento, Sell-Out, Atacado, Varejo, ERP, Business Intelligence, Datawarehouse

Treinamento realizado in-loco de um funcionário de cada um dos mais importantes atacadistas especializados de produtos do cliente, localizados em 11 estados brasileiros (centro-oeste, norte e nordeste), para conscientização de seu papel fundamental no processo e uso adequado da ferramenta de software, cuja função é a captura de dados de sell-out (nome dado à venda do atacado para o varejo) contidos no sistema ERP e transmissão a um sistema de datawarehouse que alimenta indicadores apresentados no Business Intelligence acessado pelo cliente. Dentre as visões disponíveis podemos destacar: volume de produtos comercializados, nível de estoque, preços praticados, regiões atingidas, ranking de venda por atacadista, ranking de venda por vendedor etc.

Controle de Documentos em Promoção

Cliente: Empresa Multinacional do Setor Alimentício (Fast-Food)

Atuação: Planejamento e Gerente de Projeto

Ano: 2008

Palavras-Chave: Digitalização, Triagem, Promoção, Marketing Direto, Armazenamento, Gestão Eletrônica de Documentos

Situação: O cliente realizou uma campanha que premiava o melhor trabalho criativo desenvolvido pelos participantes inscritos. Os trabalhos foram publicados em um hotsite e um sistema de votação aberto permitia a eleição dos melhores trabalhos.

Necessidade: O projeto consistiu em fornecer ao cliente a estrutura responsável pelo recebimento dos trabalhos criativos (desenhos feitos em papel), digitalização, arquivamento físico e disponibilização de arquivos digitais de forma estruturada e sistêmica para a carga no hotsite da campanha.

Solução: Para esse projeto foram preparadas 3 equipes, sendo uma de triadores dos documentos físicos recebidos, uma para digitalização dos documentos elegíveis e uma equipe para organização e armazenamento físico do material recebido; um processo extremamente seguro foi criado para garantir a rastreabilidade dos documentos e a digitalização e nomeação dos arquivos digitais sem risco de falhas, uma vez que uma imagem digitalizada de um trabalho associado ao trabalho de outra pessoa seria desastroso para o projeto; a transmissão de arquivos digitais foi realizada eletronicamente e diariamente para uma área de FTP estabelecida pelo cliente, evitando troca de e-mails; um processo de auditoria foi criado para evitar problemas no produto entregue.

Conclusão: Graças a análise de riscos e qualidade no início do projeto foi possível criar diversos mecanismos para evitar que as falhas ocorressem. O projeto foi finalizado sem absolutamente nenhum caso de documento perdido ou digitalizado com erro.

Geomarketing

Cliente: Instituição Financeira Multinacional (Banco) em conjunto com uma Organização Estadual de Advogados

Atuação: Planejamento e Gestão do Projeto

Ano: 2008

Palavras-Chave: Geomarketing, Mailing, Datacleansing, Telemarketing

Situação: O banco desejava atingir advogados associados à Organização com um produto financeiro diferenciado.

Necessidade: Por questões de confidencialidade o projeto precisava ser realizado 100% dentro da Organização por pessoas que não fossem do próprio banco, isto é, precisava ser neutro no processo e com ferramentas adequadas. A lista de associados da Organização precisava ser higienizada no que tange a padronização, eliminação de duplicidades, correção de endereços e telefones e os advogados deviam receber uma mala-direta direcionando-os à agência mais próxima.

Solução: A lista de advogados associados e de todas as agências do banco foram higienizadas; um cruzamento fonético com chaves fortes (nome + endereço, por exemplo) foi feito entre a lista de advogados e a lista de clientes do banco para garantir a seleção de não-clientes; as latitudes e longitudes dos endereços dos advogados escolhidos para a ação e dos endereços das agências foram identificadas no processo de geolocalização; sistemicamente foram identificadas as três agências mais próximas de cada advogado a partir da latitude e longitude armazenadas e, por fim, um mailing com dados para impressão de mala-direta personalizada foi gerado e entregue à gráfica e um mailing correspondente com telefones para telemarketing ativo foi entregue ao callcenter.

Comentários: Os principais fatores chave de sucesso para esse projeto foram um escopo bem documentado, cronograma planejado num nível adequado de detalhamento, respeito aos prazos, gestão adequada de mudanças de escopo, documentação das atividades à medida que eram realizadas  o que permitiu transferência de conhecimento organizada entre os colaboradores e, por fim, alto comprometimento da equipe.

Geração de Leads (marketing direto)

Cliente: Indústria Automotiva Multinacional

Atuação: Planejamento e Gestão do Projeto

Ano: 2008

Palavras-Chave: CallCenter, Marketing Direto, Database Marketing, Mailing, Mala-Direta, Atendimento ao Cliente, Datacleansing, CRM, Geração de Leads

Situação: O cliente desejava atingir os formadores de opinião do mercado proporcionando uma experiência única através de um test drive do novo veículo agendado com consultor especializado e a possibilidade de escolha de almoço ou jantar em um dos três melhores restaurantes da cidade do formador de opinião abordado durante a experiência. Devido ao tipo de público ser altamente seleto e a experiência não permitir margem para qualquer tipo de falha, o projeto exigiu diversas reuniões para conclusão do escopo final.

Necessidade: O projeto foi dividido com responsabilidades específicas para dois fornecedores: um fornecedor responsável pela logística de uso de consultores e utilização de cinco veículos emprestados pelo cliente para o período da ação e outro fornecedor responsável pelo relacionamento com o formador de opinião desde o primeiro contato para agendamento do test-drive até a verificação junto a lista de vendas do cliente em busca de conversões de venda.

Solução: O projeto consistiu do tratamento de mailings para ação de mala-direta; desenvolvimento de hotsite para pré-agendamento disponibilizado aos clientes que recebiam mala direta, hotsite com lista de agendamentos confirmados para acesso ao fornecedor responsável pelos consultores e veículos; hotsite para registro de encerramento da experiência com acesso para o fornecedor responsável pelos consultores e veículos; sistema de CRM/CallCenter customizado para a ação e integrado aos hotsites; equipe de CallCenter para atendimento receptivo e realização de ativo; banco de dados único e otimizado para alimentar visões em um software de Business Intelligence atualizado de hora em hora; scripts de telemarketing para agendamento, reagendamento, cancelamento, pesquisa de satisfação e demais situações; rotinas automatizadas para recebimento e processamento de arquivo de vendas de veículos do cliente, a fim de realizar o cruzamento automatizado com banco de dados da campanha e identificar conversões de test drive em venda.

Qualidade de Dados e Business Intelligence

Cliente: ONG voltada à Sustentabilidade Social

Atuação: Planejamento e Gestão do Projeto

Ano: 2009

Palavras-Chave: Data Quality, Business Intelligence, Marketing Direto

Situação: O cliente possuía uma série de planilhas contendo informações espalhadas e em vários layouts sobre escolas de todo Brasil, corpo diretivo e docente de cada escola e nomes de alunos que participaram de seis edições anuais de um campeonato de redação com projeção internacional. Toda nova campanha de marketing direcionada a esse público exigia um dispendioso trabalho de coleta de informações e organização, e mesmo assim ocorriam muitas devoluções de correspondências do correio em razão de dados desatualizados. As quantidades para produção de peças de marketing sempre foram estimadas por não existir um relatório correto e consolidado da situação do banco de dados.

Necessidade: A principal necessidade do cliente era ter num primeiro momento uma base de dados única e higienizada (sem duplicidades com informações padronizadas), cujo acesso fosse feito através de uma ferramenta com amplas e flexíveis visões das informações das escolas, contatos (diretores e professores) e alunos que participaram dos campeonatos. Esse banco de dados deveria permitir a manutenção dos dados existentes, exclusão e inclusão de novos registros, sem perder as características de um banco de dados único e higienizado.

Solução: O projeto consistiu em uma análise da situação atual, desenho de um modelo de banco de dados aderente às regras de negócio desejadas, idealização de estratégia para realização de datacleansing e consolidação dos dados (tratamento de banco de dados através de ferramenta específica), elaboração de relatórios capazes de demonstrar a situação antes e depois do datacleansing, importação dos dados tratados para a base única modelada, desenvolvimento e publicação de visões em um sistema de Business Intelligence e apresentação do sistema sugerido para administração dos dados tratados.

Regras Básicas para Reuniões de Equipe

Seguem algumas regras básicas para reuniões de equipe que aprendi serem fundamentais para ninguém perder o segundo bem mais precioso da vida: o tempo (o primeiro é a saúde, claro).

1. Antes de convidar as pessoas para uma reunião, certifique-se de fazer uma pré-reserva do espaço destinado à reunião e, se necessário, de material de apoio disponível (projetor, computador, quadro, papéis, canetas etc.);
2. Uma reunião nunca deve superar duas horas de duração. Se for preciso mais que isso, agende mais uma reunião com no mínimo uma hora de intervalo entre as duas reuniões;
3. Envie esse regulamento a todos os participantes juntamente com o convite e a pauta, chamando atenção para o fato de que o aceite ao convite inclui concordar com o regulamento;
4. Somente aceite participar de uma reunião cuja pauta, objetivos e duração estão claramente definidos e juntos do convite;
5. Prepare-se para ter “em mãos” todas as informações necessárias antes da reunião;
6. Um relógio deve estar disponível e visível a todos os participantes na sala de reunião;
7. Chegue ao menos 5 minutos antes do horário agendado ou, no caso de possível atraso, avise ANTES do início da reunião a hora estimada de chegada;
8. Mantenha desligados celulares e outros dispositivos de comunicação. Caso seja imprescindível mantê-los ligados, negocie com o responsável pela reunião antes do início;
9. Apenas uma pessoa por vez pode falar durante a reunião. Respeite ouvindo o próximo;
10. A reunião só deve começar após uma pessoa ter sido incumbida de fazer as anotações para a ata de reunião;
11. Antes de iniciar a reunião, mantenha visíveis os objetivos a serem atingidos e o custo total estimado dessa reunião (Ex: R$ x,xx/h por pessoa vezes n pessoas vezes y horas = custo da reunião). Use um valor/h padrão, por exemplo, R$ 20,00. O intuito disso é tangibilizar que a reunião é um custo e que por isso deve trazer benefícios. Logo, não tente calcular e mostrar o custo real, pois isso pode ferir o ego das pessoas que não gostam de que os outros saibam o seu salário;
12. A ata de reunião deve conter obrigatoriamente uma lista com nomes completos das pessoas presentes, data, local, descrição dos assuntos discutidos, próximas ações com responsáveis (apenas um nome específico por ação, não nome do departamento) e data prevista para conclusão ou, ao menos, data prevista para apresentar a data prevista de conclusão;
13. Mantenha sempre o foco das discussões no assunto que está sendo abordado e constante na pauta;
14. O “como fazer” das ações originadas na reunião deve ser discutido em outra reunião, evitando o comprometimento dos próximos assuntos programados na pauta;
15. Tenha em mente que calar-se é o mesmo que consentir com as decisões tomadas durante a reunião.

Responda aos E-mails!

Resolvi escrever esse post em razão de ter observado que muitas pessoas não têm o hábito de responder a e-mails com solitação explícita ou implícita de retorno.

Toda comunicação eficiente requer um emissor e um receptor e a percepção de que a mensagem enviada pelo emissor foi recebida e compreendida pelo receptor. Acontece que ao utilizar o e-mail, não temos como saber se o receptor de fato recebeu a mensagem tão pouco a leu se ele não responder a nosso e-mail. A Microsoft tentou dar uma ajudinha colocando a opção de “Solicitar Confirmação de Entrega” e “Solicitar Confirmação de Leitura” no Outlook para que o emissor selecione, a fim de que o receptor receba um mensagem na tela pedindo que confirme a leitura (a confirmação de entrega é automática, mas não garante que chegou no sofware de leitura do receptor). Mesmo assim, muitas pessoas preferem ignorar até mesmo essa tela que evita o esforço de responder manualmente um e-mail com um simples “recebi” ou “ok”.

Embora muita gente não saiba, responder a um e-mail apenas para confirmar o recebimento, informando ou não o que fará em seguida, é uma questão de etiqueta.

Via de regra, quando alguém envia um e-mail apenas para informação, ou seja, que não precisa de uma confirmação de recebimento, destaca isso no começo do e-mail por extenso ou com as usuais siglas PSC (para sua ciência) ou FYI (for your information).

Só para curiosidade, o maior problema encontrado nas relações humanas tanto em ambiente social quanto nas empresas é o de falha de comunicação entre as pessoas. A gestão de projetos, por exemplo, utiliza 90% do tempo em comunicação.

E lembre-se, por favor, quando alguém lhe der uma instrução por e-mail e nela existir a solicitação para que responda, faça isso e sejam felizes!

Para relaxar leia o texto abaixo sobre um caso engraçado de falha de comunicação:

UM ERRO DE COMUNICAÇÃO

Um casal, em companhia dos seus filhos, resolveu procurar uma localidade, onde pudessem passar suas férias.
Descobriram, numa região, uma linda que preenchia os requisitos exigidos pela família. Havia, porém, um pequeno incoveniente: A localização do “WC”. Resolveram, então, escrever para o proprietário – um Pastor Protestante – a seguinte carta:
“GENTIL PASTOR: Visitando sua cidade à procura de uma casa para alugar, durante nossas férias, soubemos que o senhor é dono de uma que, por sua localização e distribuição, muito nos agradou. Todavia, antes de celebrarmos o nosso acordo, gostaríamos que nos informasse em que local se encontra o “WC”.
O pastor, que desconhecia o significado da abreviatura “WC”, julgando tratar-se da palavra WHITE CHAPELL, capela de uma seita inglesa, respondeu nos seguintes termos:
“ESTIMADO SENHOR: Recebi sua carta que muito me honrou, e, na qual, agradeço a preferência da escolha. O local e o clima onde está situada a casa são excelentes. Quanto ao lugar do “WC”, posso adiantar-lhe que o mesmo se encontra a uns 10 km de distância. Pode-se ir a pé, mas para os que têm pressa, porém, aconselhamos ir de bicicleta.
Há lugar para umas duzentas pessoas sentadas e cem de pé, que, ao ato, acorrem muito satisfeitas, principalmente, quando ele é celebrado pela manhã.
Aconselhamos, porém, chegar bem cedo, a fim de obterem gratuitamente, o seu jornal que, por uma questão de ordem, depois de servido, é entregue àqueles que esperam do lado de fora.
Um ampliador de som colocado no interior do recinto, informa ao povo da cidade a maneira como se realiza o ritual. Fotógrafos aproveitam para documentar a prática de tão salutar espetáculo.
O ambiente é muito acolhedor e, no inverno, todos aproveitam para ficar ainda mais bem juntinhos, o que torna o feito mais aprazível e aumenta a disposição de cada participante.
Ao final, todos, inclusive as crianças, cantam em coro, dando graças ao Senhor, por terem conseguido realizar a contento, tão nobre esforço.
Então, uma grande bandeja recolhe o produto final dessa prodigiosa contribuição humana, que, ao som da Banda de Música local, é repartida fraternalmente para todos os moradores da região.

Atenciosamente,
Pastor Pedrok.”

Fonte: http://recantodasletras.uol.com.br/humor/831450
Pedrinho Goltara
Publicado no Recanto das Letras em 24/01/2008

Bobby McFerrin

Já conhecia Bobby McFerrin pela música premiada pelo Grammy, Don’t Worry Be Happy, e a trilha sonora de um curta da Pixar, Knick-Knack. Recentemente descobri por acaso muito mais a respeito desse excelente artista. Uma pessoa que conheço me apresentou a música em que Bobby McFerrin se apresenta em conjunto com o artista YoYo Ma (violoncelo). Pesquisei sobre ela no YouTube com a esperança de ver o vídeo. Fiquei impressionado com as performances de Bobby McFerrin não apenas com Yo Yo Ma, mas muitos outros artistas. Nunca tinha imaginado que ele tivesse tanta versatilidade e perfeita afinação. A facilidade com que ele muda a voz entre oitavas é impressionante e a criatividade é outro ponto fortíssimo desse excelente músico. Parabéns, Bobby McFerrin!

Software para Comparação de Velocidade de Resposta Humana entre um Estímulo Visual e Sonoro

Essa foi uma descoberta ao acaso quando pensei em desenvolver um pequeno software para medir o tempo de resposta a um estímulo visual (imagem). Durante o desenvolvimento pensei em dar a opção de gerar um estímulo sonoro ao invés de apenas visual. Foi então que notei que todas as pessoas da minha família, inclusive eu, tivemos uma resposta ao estímulo sonoro consideralmente mais rápida que ao estímulo visual.

Software desenvolvido em Visual Basic 6 para realização de teste comparativo de velocidade de resposta entre um estímulo visual e sonoro. Basta escolher o tipo de teste, visual ou sonoro, teclar Enter para que em um curso espaço de tempo um sinal seja apresentado e o usuário pressione novamente Enter, a fim de medir seu reflexo frações de segundo. O sinal é apresentado em um momento aleatório entre um período de alguns segundos, evitando que o usuário seja condicionado a teclar Enter num mesmo momento após o início do teste. Esse software me permitiu descobrir que o reflexo auditivo é mais rápido que o reflexo visual. Experimente e descubra a relação entre os dois reflexos no seu caso.

Arquivo: TesteReflexo1.0.zip (6KB)

http://discovirtual.uol.com.br/disco_virtual/carlos_matarazzo/Site

Para acesso ao site use a SENHA: arquivos

Tela 1 – Ao teclar Enter (ou clicar no botão Start) o software aguarda um tempo aleatório e então apresenta o sinal escolhido (imagem com a cor desejada ou som).

Tela 2 – Assim que a imagem ou som são apresentados e ao teclar Enter (ou clicar no botão Stop) o software informa o tempo do reflexo resultante.